الإداري الناجح

هل يمكن لأي إنسان، سواء كان عادياً أم موظفاً في الدولة أم في القطاع الخاص، أن يصبح إدارياً ناجحاً ؟ الجواب بالإيجاب، وذلك عند توافر شرطين أساسيين:
الأول: توافر الاستعداد الذاتي أو الرغبة لدى الفرد في أن يصبح إدارياً.
الثاني: أن يمتلك ذلك الفرد جملة مهارات إدارة ذات طبيعة علمية، عليه أن يستوعبها استيعاباً ممتازاً ليسهل عليه تطبيقها.
وأسارع إلى القول إن هذين الشرطين متكاملان، إذ لا غنى لأحدهما عن الآخر, وإن تحقيق شرط دون الآخر يخل ولا شك بالمعادلة، حيث لا يمكن أن نتصور أداءً ناجحاً وجيداً بوجود المقدرة مع عدم الرغبة، وعكس ذلك صحيح. لذلك يجب على الفرد أن يسعى إلى تحقيق الطرفين معاً لضمان المستوى المطلوب من الأداء الإداري.

أخطاء الأيام الأولى في عالم الإدارة:
من الخطأ أن تعتقد أن الجميع سيرحبون بقدومك.
من الخطأ النظر لمن يريد التقرب إليك أنهم أصحاب مطامع شخصية وأنها سيئة المرامي دائما ومن ثم تأخذ منهم موقفا عدائيا.


من الأخطاء الشائعة للمديرين الجدد إحداث تغييرات سريعة واتخاذ قرارات عاجلة فور توليهم الإدارة دون أن تكون لديهم رؤية كاملة لأوضاع المؤسسة؛فإن هذا غالبا يحمل على إهانة المدير السابق وبيان خطئه مع كونه غالبا يقابل بمقاومة من المرءوسين ومن شأنه أن يوجد فجوة كبيرة وتوجسا من المدير الجديد.

من الأخطاء الخطيرة أن تجيب على كل شيء يوجه إليك من رؤسائك أو مرءوسيك ولو كنت لا تعرفه ،وأخطر منه التمادي في التمويه وخير لك الصمت في هذه الحالة والتريث وليس عيبا أن تقول لا أعلم .
من الخطأ إغفال دور المرءوسين في إسداء النصيحة للمدير الجديد ومعرفة ما لديهم من أفكار بخصوص إدارتك لهم والاكتفاء بنصيحة الرؤساء.

من الخطأ إساءة معاملة أصدقائك القدامى قبل أن تكون مديرا بدعوى إثبات حيادك للآخرين، وفي المقابل لا تخصهم بأي مزية لمجرد كونهم أصدقاءك.

من الخطأ التعامل مع المرءوسين باعتبارهم أحد الممتلكات الشخصية فتقول موظفيي وإدارتي ونحو ذلك من عبارات ولو غير مقصودة.

قدوة حسنة في التزامه بمواعيده وسلوكياته.
يحترم سابقيه ويعرف فضلهم وسبقهم.
لا يستنكف عن الجلوس لمرءوسيه ومعرفة
طموحاتهم ومشاكلهم والتودد إليهم.
يفرق بين الحزم المطلوب والغلظة المذمومة.
أفضل الرؤساء هو أقلهم إصدارًا للأوامر.


كيف تقيم جسور الثقة مع مرءوسيك؟
إن الثقة المتبادلة بينك وبين مرءوسيك أول ركائز النجاح في مهمتك الجديدة وعندما تغيب هذه الثقة فلا تتوقع غير الفشل الذريع والسقوط المريع لك كمدير.
إن إدراكك لهذه الحقيقة يحملك على الصبر على هذه المهمة الشاقة .
إن بناء الثقة بينك وبينهم يعني أن تثق في قدراتهم على تحقيق أهداف المؤسسة كما يعني أن تجعلهم يثقون في قدرتك وكفاءتك على إدارتهم وتوجيههم ، وهذا يتطلب إدراك أمور هامة:

- الثقة لا تبنى إلا على النجاح الفعلي كما أنها لا تبنى مرة واحدة وتحتاج إلى وقت ليس بالقصير.

بين الإحجام والإقدام:
هناك بعض الناس بطبعه متردد ويعجز عن اتخاذ قرار بنفسه وهؤلاء لا يصلحون للإدارة ،غير أن ذلك لا يعني أن المدير عليه أن يأخذ قراراته كلها من غير تروٍ وإلا لم يصلح للإدارة!!

أسباب تردد البعض في اتخاذ القرار:
عدم التأكد من كفاية المعلومات المتاحة.
إذا كان المدير يظن أنه لا يصح أن يتخذ قرارا قبل أن يكون لديه 100% من المعلومات المطلوبة فهو واهم لسبب بسيط جدا وهو أنه في حالة ظنه توافر هذه النسبة لديه سيكتشف بعدها أنه كانت هناك معلومات غائبة عنه ومن ثم فهذ النسبة المطلوبة غير صحيحة وهي من عوائق اتخاذ القرارات ، وفي المقابل لايعني ذلك اتخاذ قرار في أمر ما لايعلم عنه شيئا ،وخير الأمور أواسطها فلا تتردد في اتخاذ قرارك عندما يتوفر لديك قدر معقول من المعلومات.
الخوف من الوقوع في الأخطاء.
إذا أردت ألا تخطئ أبدا في عمل ما أو قرار ما فليس هناك سوى سبيل واحد لتحقيق ذلك وهو ألا تعمل أي شيء أو تأخذ أي قرار!!
ونحن لا نقصد بذلك فتح الباب على مصراعيه لتبرير الأخطاء وإنما الشاهد أن الخطأ لاينبغي أن يعيق العمل واتخاذ القرارات، كما أن الإحجام عن اتخاذ القرارات أسوأ بكثير من الوقوع في بعض الأخطاء وهي ستقل بطبيعة الحال مع الخبرة والتجربة والممارسة مع الأخذ بالضوابط الأخرى.

الكيان الواحد :
من أعظم دعائم نجاح المدير أن يجعل نفسه ومرءوسيه كيانا واحدا وأن يجعلهم يشعرون أنهم هم أصحاب العمل ومديروه بالطبع دون الإخلال والخلط بين المهام والواجبات.
وعندما تظهر عبارات [نحن] و[هم] في مؤسسة مشيرة إلى فئتين فهذا علامة تصدع في البناء بين الكليات والجزئيات:
على المدير أن يدرك أنه لم يعد موظفا مطلوب منه أداء عملية معينة فحسب، بل إنه مسئول عن جميع العمليات بالإدارة. ومن ثم فيلزمه تغيير أسلوب عمله من الاهتمام بالتفاصيل الدقيقة والجزئية ،وليس معنى ذلك عدم الاهتمام بالتفصيلات التي تكون أحيانًا مطلوبة لاستكمال الصورة ،والتوازن مطلوب بين الأمرين ، والاهتمام ببعض أشجار الغابة لايعني إضاعة فرصة رؤيتها كلها!!!

تنمية المهارة أمر حتمي:
فلا يعني كونك مديرا أن تنقطع عن تطوير نفسك وتنمية مهاراتك ؛فقيمة كل امرئ مايحسنه ويتقنه ،والمدرس الذي لاينمي نفسه في مادته لا يأمن أن يأتي اليوم الذي يسبقه فيه التلاميذ الجدد الذين تطورت مناهجهم واستفادوا من غيره.

إياك والعجب والغرور:
فهي إحدى شراك النجاح المبكر، ويمكنك تحويل الغرور إلى نوع حميد من الثقة بالنفس، وأن تعترف بأخطائك ولا تلق باللوم على مرءوسيك؛ فالخطأ أمر طبيعي يمكن أن يقع فيه كل البشر.والمكابرة والتمادي في الخطأ أعظم من الخطأ نفسه.


لا تجعل وظيفتك الجديدة نهاية المطاف !!!
في أحيان كثيرة تضيع على بعض المديرين فرص الترقي بسبب عدم وجود من يحلون محلهم. فإذا أرت أن تتفادى هذه العقبة فعليك أن تعد أحد معاونيك ليكون جاهزًا لتولي مهام منصبك عند اللزوم؛ بأن تفوض إليه بعض سلطاتك بالتدريج، وعندما يستقر اختيارك على أحد مرءوسيك يجب أن يعلم رؤسائك بذلك. وإذا أدى هذا السلوك إلى ترقية معاونيك في إدارات أخرى فلا تحزن على ذلك؛ لأنك ستكتسب شهرة أنك مدير معلم، وربما تزيد فرصتك في الترقي.

- إذا لم يكن لديك مساعد جاهز، يمكنك تفويض بعض مهامك إلى أكثر من مرءوس حتى لا يترقى أحدهم من وراء ظهرك إلى أن تستقر على الأصلح منهم. بيد أن هذا الأسلوب قد لا يخلو من سلبيات على باقي المرءوسين، ولهذا يجب أن تعطيهم الأمل في إمكانية الترقي في إدارات أخرى خارج إدارتك، وكن صادقًا في ذلك، وعامل الجميع على قدم المساواة والعدل.

- لا تكن كالذين يعتقدون بأن المؤسسة لا يمكنها الاستغناء عنهم، وهم بسبب هذا الوهم قد يضحون بإجازاتهم. ومثل هؤلاء هم أول ضحايا هذا الفهم الخاطئ لمفهوم الإدارة ولا يصلحون لها.

- اعتن بمظهرك وأحسن اختيار ملابسك من غير إسراف أو مخيلة، وإذا أردت أن تكون ناجحًا فزيك يجب أن يبدو كذلك.

- وقد يكون رؤسائك راضين عنك كل الرضى لدرجة أنهم لا يودون الاستغناء عنك ولا يفكرون في ترشيحك لترقية في أماكن أخرى خارج نطاق سلطاتهم، فيجب أن تستكشف ذلك في وقت مبكر وتعد له بالطريقة السابق ذكرها قبل أن يفوت الأوان.


مهام المدير أو القائد هي مزيج من مسئوليات القائد والخادم. ولكن الكثير منا ينكرون جانب الخدمة؛ لأنه يتعارض مع ما يعتقدونه في أنفسهم، مع أنهم بإمعان التفكير في عملهم، سيجدون أن معظم المهام المنوطة بهم هي في واقع الأمر خدمات لمرءوسيهم.


إدارة الوقت :
لا تتصور أنك تصلح مدير مؤسسة إن لم تستطع إدارة وقتك أولا ،ولعل أفضل طريقة لتنظيم وقتك بوسيلة عملية هي أن تعد مذكرة بالأعمال المفروض عليك إنجازها كل يوم وتضعها أمامك. وأشر
على ما يتم إنجازه منها، وما يتبقى منها بدون إنجاز يرحل إلى مذكرة اليوم التالي على أن يتم ترتيب الأعمال وفقًا لأهميتها وأولويتها.
ولو تطلب عملك أن تأخذ بعض أوراقك معك إلى المنزل وبصفة خاصة الأعمال التي تتطلب الهدوء في التفكير ككتابة التقارير والأبحاث. فلا مانع على ألا يكون ذلك سبيل جعل المنزل والمكتب سواء.

كيف تكتب إلى الآخرين؟
أفضل طريقة للكتابة للآخرين هي أن تستحضر صورة ذهنية لمن تود الكتابة له، وتكاتبه كأنك تخاطبه. وافعل ذلك أيضًا مع مرءوسيك. وإذا كنت تكتب لرئيس لا تحبه استحضر صورة ذهنية لأحد أصدقائك واكتب له ما تود كتابته لهذا الرئيس. ووقع على خطابك باسمك الأول لإشعاره بالود. ويجب الحفاظ على قواعد النحو والصرف والهجاء، وإذا كنت لا تجيدها حاول أن تتعلمها، ولا تعتمد في ذلك على مساعد أو سكرتير، لأن ذلك من شأنه أن يفوت عليك فرصة تعلم هذه المهارة الهامة.

تعلم أدب الرد على المكالمات الهاتفية:
يغفل كثير من الناس أدب الرد على المكالمات الهاتفية،وهو أدب هام يتأكد عندما يكون هو أول سبيل لك للتعرف على الآخرين فطريقة كلامك في اتصالاتك لهاتفية تكشف عن شخصيتك ،والانطباع لأول مكالمة ربما يبقى مدة طويلة ويكون صورة لصاحبها ربما لا تغيرها الأيام ،كما أن إشعار من تكلمه باهتمامك به فضلا عن كونه أدبا مهما فهو أيضا سبيل كسب الود والاحترام.

أحسن الإنصات للآخرين:
من مهارات المدير الناجحقدرته على الاستماع الجيد؛ لأن الله قد جعل لكل منا أذنين وفمًا واحدًا، وهو يتطلبأن يكون وقت الاستماع ضعف الوقت المكرس للكلام. وأنت حين تستمع تتعلم شيئًا جديدًا،ولكن حين تتكلم لا تتعلم.
وإذا أردت أن تكون محدثًا بارعًا عليك أن تكونمستمعًا جيدًا. وتذكر أن نظرك إلى محدثك يعني اهتمامك بما يقول.

لا تكن عباسا:
يخطئ الكثيرون من الناس عندما يخلطون بينالجدية وتقطيبالجبين والعبوس في وجه الآخرين ،والابتسامة العريضة لاتعنيغياب الحزم وضياع الجدية والدعابة المنضبطةالموزونة من غير ابتذال طريق سهللتملك القلوب،كما أن العبوس هو أقصر طريق لتنفير الناس منك ومن إدارتك لهم.