التحرير الإداري وتقنياته

المبحث الأول : التحرير الإداري وتقنياته

يعتبر التحرير الإداري من
بين المواضيع التي تهم الطالب بل وبالأخص الموظف الإداري التي تمكنه من
التراسل الإداري ,وسنتطرق في هذا المبحث إلى تقديم منهجية واضحة المعالم
لتحرير الرسالة الإدارية وذالك من خلال إبراز بعض الجوانب والتقنيات
المنهجية للتحرير الإداري سنفرغها في قالب متفرع إلى أربعة مطالب كالأتي
المطلب
الأول : مفهوم التحرير الإداري

أولا : لغة : حرر يحرر تحرير أي
كتب , وتحرير الكتاب وغيره تقويمه
وتحرير الكتابة : إقامة حروفها وإصلاح
السقط والسقط هوا لخطأ في القول والحساب والكتابة
هو لغة مشتقة من حرر
أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاء الحرية للتعبير
ثانيا : اصطلاحا
تعني
الإنشاء والكتابة , ويمكن تعريفه "مجموع الوثائق التي تحررها الإدارة
بواسطة موظفيها , وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية
الأخرى , وكذالك للقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر
لها

ولقد فضل المؤلف تسميتها بالمراسلات الإدارية لشموليتها إذ
تتناول بالدراسة الوثيقة الإدارية وكيفية معالجتها (طريقة الكتابة ) أما
التحرير فقد يقتصر على طريقة الكتابة والبراعة في عرض الموضوع من خلال
ترتيب أجزائه وإبراز نتائجه

فالمراسلات الإدارية كونها من وسائل
الاتصال المباشر لا يكمن الاستغناء عنها نظرا لأهميتها في الحياة اليومية
والعصرية , ولقد أستخدم الأولون الرسالة فكانت هي الأداة الوحيدة التي تنقل
الخبر وتعلم أو تبلغ المخاطب بها عن الأوضاع أو المواقف , بل وقبل ظهور
الرسالة المكتوبة كانت هناك أنواع جمة من التراسل والتواصل ولعل أهم
الأمثلة الحمام الزاجل أو عن طريق الخيول التي يقودها فارس الذي يسافر من
منطقة إلى منطقة لإيصال الخبر

ولكن بتطور وسائل الاتصال والإعلام
ظهرت أنواع جديدة من الاتصالات ولعل أهمها الهواتف اللاسلكية والأعلام
الآلي والانترنت وغيرها من وسائل الاتصال
ثالثا : أهمية التحرير الإداري
مازالت
الوثائق الإدارية المكتوبة عموما والرسالة الإدارية على وجه الخصوص وزنها
الكبير , نظرا لأهميتها في الحياة العملية واليومية فنجدها صارت من الوثائق
الإدارية الغالبة في الاستعمال وتتدرج أهميتها تبعا للمهام التي تتضمنها
والتي يمكن ترتيبها على النحو الأتي
1- الوسيلة الغالبة في اتصال وفي
نقل المعلومات
للمراسلات الإدارية مكانة خاصة في النشاط الإداري فهي من
بين الوسائل الغالبة والجارية العمل والتعامل بها في العلاقات الإدارية
فيجب على مستعملها حسن استعمالها ,كما تعتبر من بين أهم العوامل التي تساهم
في نجاح أي تنظيم إداري , نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص
المعنيين بأي أمر
>بالإضافة إلى حسن استغلال الثروة اللغوية والدقة
في التعبير , كما أنها تعتبر وسيلة تلبي حاجات التبليغ الأساسية

2-
>أنها مادة عمل وميدان للتطبيق
إن الإلمام بقواعد التحرير أمر ضروري
وهذا من اجل التحرير السليم والتحكم في المضمون كما إن الموظف عليه إيجاد
هذه القواعد حتى يتسنى له إيصال ونقل المعلومات إلى المخاطب بها كما يفهمها
هو –المسؤول- فأهميتها العملية تشمل كل من العاملين بالإدارة والمتعاملين
معها ,فإذا كان كلاما بينهم متبادلا بالكلمة يسمى اتصالا ,آما إذا كان
بالكتابة فتسمى مراسلة أو مكاتبة
3 - أن لها دلالة مادية في الإثبات
وذالك
على أساس أن الوثائق الإدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى الأدلة في
الإثبات وتكون لصورتها الرسمية خطية كانت أو فوتوغرافية حجة بالقدر الذي
تكون فيه مطابقة للأصل
كما أنها تثبت هوية صاحبها وذالك من خلال الوثائق
المرفقة بها وذالك من ناحية الكفاءة

4- تسيير الحركة الإدارية في
مؤسسة ما أو شركة بالإضافة إلى أنه بسيط الاستعمال , قليل التكاليف هل
الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة أداة سهلة للتواصل والتخاطب والتداول

المطلب
الثاني: خصائص التحرير الإداري
يتميز التحرير الإداري بجملة من
الخصائص يتصل بعضها بالتنظيم الإداري وما يترتب عنها من احترام التسلسل
الإداري (التدرج الرئاسي) وما يتعلق به كالتحلي بروح المسؤولية والحيطة
والحذر ثم المحافظة على سر المهنة وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف
الإداري أو أي شخص معني بهذا النوع من التحريرات أو المراسلات
وهذه
الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها , وهذه القواعد هي جزء من
مجموعة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيم الإداري وتحدد العلاقة بين
الرئيس والمرؤوس سواء من أعلى أو من أسفل على النحو الأتي

1- احترام
التسلسل الإداري
يقوم التنظيم الإداري في الدولة عى أساس التسلسل
الإداري – التدرج أو السلم الإداري – وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى
عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونية الأعلى يسود الأدنى

ولابد
من الإشارة إلى قاعدة أخرى يجب التقيد بها عندما يتعلق الأمر بالمراسلة
الداخلية وهي احترام السلم الإداري,وذلك يعني أنك إذا واجهت رسالة إلى احد
رؤسائك الأعْليْن ,فلابد من أن تطْلع عليها رِؤسائك المباشرين للإعلام
وللإدلاء بالرأي في فحواها عندما يستدعي الأمر ذلك , ويعبر عن ذلك على
النحو الآتي ,في عنصر المرسل إليه
إلى السيد مدير التربية ,بوساطة السيد
مفتش التعليم الأساسي , بوساطة السيد مدير التربية ...الأساسية نموذج رقم :
01
إلى السيد مدير الشركة الوطنية للكهرباء والغاز , بوساطة مدير
الموظفين , بوساطة رئيس مصلحة الوسائل العامة نموذج رقم 02
إلى السيد
مدير المالية , بوساطة رئيس مصلحة المحاسبة نموذج رقم :03
2- المسؤولية
والحذر
إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الإداري , ويقصد بها هنا سلطة
اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه , والأصل أن رئيس المؤسسة أو مديرها هو
المسؤول الأول عن التنفيذ السليم للمهام التي أسندت إليه في إطار نشاط
مؤسسته طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون المسؤولية ", لكن قد يتغيب
المدير لمانع ما أو يفوض بعضا من صلاحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه
,فيحدث أن يتعدى هذا الأخير الصلاحيات المفوض فيها تفويض توقيع مكتوب أو
غير مكتوب, فهنا يجب التمييز بين ما إذا كان الخطأ شخصيا و به تنعقد
مسؤولية المفوض إليه على أساس الخطأ أو كان مصلحيا فتتحمله الإدارة
وقد
ينتفي الخطأ الشخصي والمرفقي معا حين تطغى المصلحة العامة بضروراتها
ومقتضياتها فهنا تكون المسؤولية على أساس نظرية المخاطر مما يدخل في موضوع
القانون الإداري
وعليه فيجب مراعاة مبدأ المسؤولية عند التحرير ومن
التوجيهات المقدمة في هذا الإطار عدم استعمال ضمير الجمع "نحن" بل نستعمل
ضمير المفرد دون ذكر الضمير
فأقول مثلا : يشرفني ...,أعلمكم ...,.قررت
....., لاحظت ..,الخ
بدلا من : يشرفنا .., نعلمكم ..., قررنا ...,
لاحظنا .., ..الخ
وأما الحذر فهو الحيطة والتحفظ فحتى لا يتحمل المرؤوس
المسؤولية يجب عليه أن يكون حذرا وبصيرا, فلا يغتر بنفسه بل عليه أن يترك
الكلمة الأخيرة لمن بيده اتخاذ القرار وعليه أن يختار العبارات الخفيفة
واللطيفة مع شيء من التحفظ بدلا من إثباتات صريحة ويمكنه أن يستعمل
العبارات التالية : يبدو لي....في رأيي....يظهر مما سبق ...يتضح من ذلك

3-
>واجب المحافظة على سر المهنة</تدخل هذه النقطة ضمن دراسة واجبات
الموظف إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة إذ يجب
على الموظف أن يحافظ على سر المهنة , فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات
مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب
الإعلام الإداري , كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص
مكتوب من رئيسه الإداري

الدرس
الثاني

مقدمــــــــــــــــــــــــة:

تشتمل
هذه المذكرات على القواعد الأساسية الخاصة بتحرير أهم الوثائق المستعملة
في الإدارة على نطاق واسع مثل وثائق السرد الإدارية كالرسالة الإدارية
والتقرير وعرض حال
والمحضر........الخ
وبيّنا في هذا الصدد الأسلوب
الإداري حيث يتميز عن باقي الأساليب الأخرى في اختياره المصطلحات والتعابير
المطلوبة لتكوين الوثيقة المحددة مطابقة لقواعد القانون والعرف الإداريين
وخصصنا في الأخير مجموعة من النماذج المتعلقة بهذه المحررات الإدارية
مراعاة للشكل أيضا وإذ أضع هذه المذكرات المتواضعة في صرح خدمة التكوين
وأرجوا أن تجد لدى القارئ الكريم القبول.
التحـــــــــــــرير الإداري

تعريف:
يعتبر التحرير الإداري عملية الكتابة للوثائق والمراسلات والنصوص
والتعليمات وفق صيغة إدارية ورسمية باستخدام أسلوب فني متميز.

التحرير
الإداري يستخدم الأسلوب الإداري الذي يتميز عن باقي الأساليب الأخرى
بخصائص خاصة بالإدارة باعتبار ها مرفق عام وصاحب سلطة، يتعين اختيار
المصطلحات الخاصة و التعبير المطلوب حتى تكون الوثيقة المحررة مفهومة
وواضحة من أجل تحقيق هدف الإدارة.

تعد وثائق إدارية جميع المراسلات
والمحررات والمستندات التي تتعامل بها الإدارة فيما بينها وبين الجهات
الأخرى كالأشخاص الاعتبارية أو الطبيعية.

ويمكن حصر هذه المحررات
فيما يلي:
1-المراسلات: وتلجأ إليها الإدارة عندما تريد التعامل أو
الاتصال أو المخاطبة (كالرسالة، والإعلان والمذكرة والبلاغ البرقية،
والاستدعاء ........الخ

2-الوثائــــــق: تتعلق بأحداث الإدارية
ونشاطها وهي تُعرف بوثائق السرد الإدارية (كالتقرير وعرض حال والمحضر)

3-النصـــــوص:
وتعتبر وسيلة من وسائل تعتمد عليها الإدارة أثناء ممارسة نشاطها القانوني
تجاه الأشخاص (كالمرسوم، القرار، المقرر............الخ)


الأســـــــــــــــــــلوب
الإداري Le style Administratif

يعتبر الأسلوب الإداري طريقة
للتعبير كتابة بلغة سهلة ودقيقة ومميزة مستندة من نصوص منظمة للإدارة
باعتبارها صاحبة سلطة وتعمل لتحقيق مصالح للجمهور وعلى هذا الأساس يتميز
الأسلوب الإداري بما يلي:

1- احترام النظام التسلسلي : Le respect
de la hiérarchie

يقوم التنظيم الإداري على التسلسل في الوظائف
والرتب
(رئـيس ـــــــــــــــــــ (Supérieur
(مرؤوس
ــــــــــــــــــــ Subordonné )

وهنا يترجم في عملية التحرير من
خلال الكتابات الإدارية بحيث نستطيع القول أن هناك لغة خاصة بالرئيس ولغة
المرؤوس.
فالرئيس هو الذي :يأمر il ordonne
يلاحظ il constate
يطلب
il demande

بينما المرؤوس: يرجو il prie
يقترح il propose يقدم
عرض il rend compte

2-المسؤوليةLa responsabilité

يعتبر
مبدأ المسؤولية من أهم الأسس بالنسبة للإدارة فالأعمال والمحررات الإدارية
يقوم بها أشخاص لهم اختصاص في ذلك.
فاستعمال ضمير المتكلم المفرد (أنا
ــــــ (Je مطلوب كما أن السلطات تستعمل ضمير الجمع (نحن ــــ Nous)
للتعظيم في حالة تحرير العقود والوثائق ذات الأهمية كالشهادات.

3-الموضوعية:
L'objectivité

إن الإدارة في خدمة الجمهور وتعمل لفائدة الصالح
العام في حياد وموضوعية وهذا يلزم المحرر الإداري اجتناب كل التعابير
العاطفية والتحكمية .
مثلا : يسرني ، يفرحني ، ""J'ai le plaisir
يؤسفني
،""J'ai le regret
يؤلمني ...

4-المجاملة:Courtoisie

باعتبار
المحرر الإداري موضوعي ومسؤول يجب عليه أن يراعي شعور المواطنين وخاصة في
طلباتهم اليومية، وهذا باستخدام عبارات من شأنها أن تبقى الآمال ولا تقطع
صلة المواطن بالإدارة.

مثلا:" ليس بإمكاننا حاليا..."
" لقد
أخذت علما بطلبكم وسوف لن يفوتني..."
" عندما تسمح الظروف..."

5-الدقة:
Précision

يجب على المحرر الإداري أن يذكر بدقة جميع الوثائق
الثابتة وبذالك يكون دقيقا في المعلومات التي يعطيها وأن يكون واضحا في
المعنى والعرض الذي يريد الوصول إليه الفرد، لأن الإدارة تستعمل عبارات من
القانون الإداري أو المالي أوالجبائي والتي يجب على المحرر الإداري
معرفتها.

مثلا:"رسالتكم رقم..."، "..بتاريخ..." ، "...المتعلقة..."
بدلا
من: " رسالتكم التي أرسلتموها في الشهرالمنصرم..."

6-الإيجـــــــاز:La
Concision

يجب على المحرر الإداري أن يعبر عن فكرة معينة بأقل
ألفاظ ممكنة وذلك بتجنب التكرار والعبارات التي تفيد التأويل والتفسير فلا
إضافة ولا حذف.

7-الحذر: La Prudence

يجب على الإداري أن
يكون حذرا حتى لا يقع في الخطأ لأنه مجال للخطأ في الإدارة وهذا معناه
الدقة في التعبير وهذا باستعمال لغة بسيطة وواضحة.

8-استعمال الضمير
المجهول لإخفاء مصدر الخطأ:

"لوحظ لي..." "Ma été donné de
constater…"
"أخبرت بكذا..." " "J'ai été saisi par...
"ألفت
انتباهي..." "Mon attention a été attiré par…"
9-صيغ الخاتمة: Formule
de conclusion

"في الخلاصة..." "En conclusion… "
"أخيرا..." "En
fin…"
"في نهاية الأمر..." "En définitif (ve)…"
"وبالتالي..." "En
conséquence…"
"وعليه..." "...َ"A cet effet
"أرجوكم..." "Je vous
prie…"
"سأولي أهمية كبرى..." " Je donnerai la grande importance…"
"أروكم
السهر..." "Je vous prie"
"تقبلوا..." ""Veuillez….

الدرس الثالث
المراســـــــــــــــــلة
الإدايــــــــــــــــــــــــــة:

تعتبر المراسلة طريقة للتخاطب
والاتصال، وهي تحتل مكانة هامة في النشاط الإداري بحيث تمكن المصالح
العمومية من الاتصال مع بعضها البعض مع الأفراد وباقي المؤسسات الأخرى وكما
تساعدها على تبليغ قراراتها والإدلاء برأيها واستلام وثائقها.
تتم
المراسلة عادة بواسطة الرسالة أو البرقية إلا أن هناك أشكال مبسطة للمراسلة
كالمذكرة، وجدول الإرسال والإعلان....الخ

الرسالة الإدارية الشخصية
أو ذات الطابع الشخصي:

ويقصد بها الرسالة الصادرة عن الإدارة وهي
موجهة إلى أجهزة غير حكومية (أشخاص اعتبارية خاصة ـــ الشركات،
الجمعيات........).
أو إلى أشخاص طبيعيين (الأفراد)(1).
وهي بدورها
تخضع إلى عدد من قواعد التحرير الإداري المذكورة أدناه في الأسلوب الإداري
والصيغ الإدارية، إلا أنها تختلف عن الرسالة الإدارية بين المصالح في
بيانين هامين هما:

1-صيغة التسمية والنداء أو المخاطبة : Formule
d'appel

يجب ذكر اسم ولقب المخاطبة بالرسالة وعنوانه تحت صفة المرسل
في أسفل الوثيقة في الجزء الذي يقابل التوقيع فالنسبة للأفراد تكون صيغة
المخاطب كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le directeur
سيــــدتي
Madame
سادتي Messieurs

وبالنسبة لمسئولي المؤسسات والأجهزة
غير الحكومية تكون صيغة
المخاطبة كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le
directeur
سيدي الرئيس Monsieur le président

2-صيغة المجاملة:

ننهي
الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي دائما بعبارة تنفيذ التحية والاحترام
والتقدير تعبيرا عن صلة الإدارة بالمواطنين لأنها في خدمتهم وتكون عبارة
المجاملة مناسبة لصفة وجنس المخاطب
ويكون ذلك كما يلي:
أرجو أن
تتقبلوا، سيدي تحياتي الخالصة
أرجوكم، سيدي المدير، أن تتفضلوا أسمى
عبارات التقدير.
تقبلوا، سيدي تحياتنا.
(1)-المادة 26من المرسوم
-88-131بتاريخ 04/07/88المنظم لعلاقة الإدارة بالمواطن تتحد الإدارة أي
إجراء من شأنه أن يساعد قدر الإمكان على استعمال سبل البريد والهاتف في
علاقتها بالمواطنين.

الرسالة الإدارية بين المصالح :

هي
الرسالة المتبادلة بين مصلحتين عموميتين، أي تلك التي يوجهها رئيس مصلحة
عامة إلى رئيس مصلحة عامة أخرى ومن دائرة مركزية إلى دائرة مركزية أو من
دائرة مركزية إلى مصلحة خارجية .
ويتطلب هدا النوع من الرسائل تجسيد ما
ذكرناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية مع مراعاة الشكل المطلوب
للرسالة بذكر كل البيانات الواجب إظهارها في هذا الإطار كما أنها تحتوي على
صيغة المجاملة لأنها بين رئيسي مصلحتين عموميتين.


الصيغ
الإداريـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة: Formules
administratives
يلجأ المحرر الإداري إلى استعمال عدد من المفردات
والعبارات والمصطلحات والصيغ الإدارية التي من شأنها تسهيل مهمة المحرر
والقارئ معا لكونها تستجيب للضرورات الإدارية وتتسم بفروق تعبيرية دقيقة.
وهذا
معناه أن لغة خاصة بالإدارة الأمر الذي يحتم على المحرر الإداري معرفتها
والتعود على استعمالها مع مراعاة الدقة والوضوح والإيجاز حتى تكون محرراته
مفهومة وواضحة وسنشير إلى بعض الأمثلة:

صيغ التقديم : Formules
d'introduction :
- ردا على
رسالتكم.......................بتاريخ.............. .............
.........En
réponse a votre lettre N°.......................du

..................................................
...........J'ai l'honneur
- تبعا لمكالمتكم الهاتفية بتاريخ
............................................
......... Suite a votre
communication téléphonique du

– خلال الزيارة التي قمتم بها
لمصالحي بتاريخ ........................
Lors de la visite que vous
avez effectue a mes services du…………………………………......

- طبقا للأمر
رقم 06-03 بتاريخ 15يوليو 2006 المتضمن القانون الأساسي للوظيف العمومي
يشرفني ......................................
Conformément a
l'ordonnance n° 06-03 du 15 juillet 2006 portant statue de la fonction
publique j'ai l'honneur…

بدون التذكير بالمرجع:
- يشرفني أن
أخبركم .................................................. .


J'ai
l'honneur de vous informer…………………………..


-يشرفني أن أحيل
إليكم............................................. ...................


J'ai
l'honneur de vous transmettre………………………..


- يشرفني أن أعرض
عليكم............................................. ...........


J'ai
l'honneur de vous exposer…………………………..


تقديم الرسائل بين
المصالح :

هناك جملة من البيانات يجب إظهارها في هذه الرسالة وتجعل
منها شكلا مميزا كما تساعد هذه البيانات على فهم السريع للرسالة.

1-الدمغةEn
tête

هو ذلك البيان الذي يظهر في أعلى الصفحة بوضوح وبكامل الحروف
والذي يشير إلى اسم الدولة والنظام الرسمي لها مثال:
الجمهورية
الجزائرية الديمقراطية الشعبية.

2-الطابع: : Timbre

وهو
يحتوي عادة على :
-اسم الوزارة

-اسم المديرية أو الولاية

-اسم
المديرية أو القسم أو الدائرة أو البلدية

-اسم المديرية الفرعية أو
المصلحة أو المكتب.

3-الرقم الترتيبي أو رقم التسجيل :Référence du
document

هو رقم التسجيل الوثيقة عند الإرسال مع إضافة اختزال
بيانات التي تفيد أقرب الجهات الإدارية المصدرة للرسالة مع ذكر سنة الإصدار
ويكون ذلك في سطر واحد يفيد مرجع الوثيقة .
مثال: رقم 101/م.م/م د/م
ت.ب /07

4-المكان والتاريخ:: Lieu et date


مكان وتاريخ
إصدار الرسالة من الأمور الهامة في النشاط الإداري ومن أهم العناصر
الأساسية التي تعطي للرسالة الصفة الرسمية وتبين تاريخ سريان مفعولها وحساب
الآجال القانونية المتعلقة بالآثار القانونية التي يمكن أن تترتب عن ذالك.
ويجب
كتابة ذلك بكل وضوح وفي عبارة واحدة
مثال: البيض في 02 نوفمبر 2008

5-
صفـــة المرسل إليـــه: E xp- Dest

لا تشتمل الرسالة الإدارية بين
المصالح عل صيغــة التسميـــة بل ذكر صفة من المرسل والمرسل إليه ( الاسم
الوظيفي أو الرتبـــة).
وفي بعض الأحيان الجهة المختصة فعلا في ذكر
الموضوع كما يمكن إضافة بيان يفيد الواسطــة ( تحت إشراف s/couvert )
مثـــال:
رئيس المجلس الشعبــي البلدي
إلى
السيد والي الولاية
تحت إشراف
السيد
رئيس الدائرة.

6- الموضوع: Objet

نشير في هذا البيان في
عبارة أو جملة وجيزة ومفيدة المسألـــة المطروحة في الرسالــة على شكل
عنوان يفيد المعنى العام للرسالة المحررة.

7- المرجـــع: Référence

يكون
هذا البيان مباشرة تحت الموضوع للتذكير بالوثائق السابقـــة التي يرجع
إليها في الرسالة المطروحة أي ما يستند عليه في ذلك.
مثـــال: منشور رقم
1005 بتاريخ 20/09/2008 المتعلق بـ...

8- الأوراق المرفقـــة:
Pièces –Jointes:

نشير في هذا البيان إلى الوثائق والمستندات التي
ترفق بالرسالة مع ذكر طبيعتها وعددها.

9- تصميم الرسالـــة: Le
corps de la lettre:

وهو عرض الموضوع في شكل نص تحتوي على فقرات
منتظمة ومنسجمة أين يتم تفصيل الموضوع وتحليله مع مراعاة ما تم ذكره في
الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية وهو يحتوي على مقدمة وعرض وخاتمة في شكل
نص منسجم ومتكامل بحيث يكون هناك مدخل للموضوع بصفة وجيزة مع ربطها بالعرض
لفصل المسألة المطروحة مع مراعاة التوازن بين مختلف أجزاء هذا العرض وحسب
الأهمية والترتيب المنطقي للأفكار مع دخول إلى الخاتمة في شكل وجيز يفيد
النتائج أو الإجراءات المقترحــة.

10- التوقيـــــع: Signature

يفيد
التوقيع عنصر السلطة والاختصاص معا، وهو الذي يضفي الصفة الرسمية على
الرسالــة أو الوثيقــة الإدارية، ويحمل المسؤولية للموظف صاحب الوثيقة كما
يؤكد التوقيع صحة الوثيقة المكتوبــة وصدقها.
لا يوقع الرسالة الإدارية
إلا الموظف الذي له اختصاص في ذلك أو الذي يتلقى تفويضا أو أمرا بذلك وهذا
ما يجب إظهاره في بيانات التوقيع.
ويحتوي التوقيع على بيانات خاصة حتى
يكون صحيحا
- صفــة المسؤول.
- صيغــة التفويض، التفويض – بأمر –
نيابة عن...
- الإمضاء.
- الاسم واللقب.
- ختم الإدارة.
(http://%5burl%5dhttp/up1.m5zn.com)



أنواع
الرسائــــل الإداريـة


تختلف الرسائل الإدارية بين المصالح
باختلاف المواضيع التي تدخل في نشاط الإدارة ويمكن ذكر أهمها كما يلي:

-
رسالة التعليمـــات Lettre D'instruction
- رسالة الإعــــلام Lettre
D'information
- رسالــة الإجابــة Lettre de la réponse
- رسالــة
التذكيــر Lettre de Rappel
- رسالـــة الاقتراح Lettre de proposition
-
رسالــــة الإحالة Lettre de transmission
- رسالة الإفادة بالاستلام
Lettre D'accuse de Réception
- الرسالة الاستشاريــة Lettre de
consultation

هذه الرسائل شائعة الاستعمال لا تختلف من حيث الشكل
ولا من حيث البيانات، الواجب إظهارها كما يجب أن تتبع فيها كل ما ذكرناه في
الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية.


وثائــــق السرد
الإداريــــــــة


هناك جملة من الوثائق الإدارية تحددها الإدارة
لها علاقة بنشاطها كأن تسجل كل الأحداث والوقائع التي تحدث في هذه الوثائق
المسماة.

* المحضــــر P . V : Procès Verbal
* التقريـــــر
Rapport
* عـرض حــال Compte-rendu

1- المحضـــر: هو وثيقة
إدارية تسرد فيها الأحداث والوثائق من عون مكلف أو محلف أو مؤهل أو مختص
لذكر وقائع اجتماع معين وهو يمتاز بالقوة في الثبات.

2-
التقريــــر: هو وثيقة إدارية تمكن المرؤوس من تقديم عرض للرئيس عن قضية
معينة بكامل التفاصيل مع تقديم الاقتراحات بغية الحصول على الموافقة أو
اتخاذ التدابير.
3- عرض حــال: هو وثيقة إدارية ينقل فيها المرؤوس وقائع
ما قصد لترك أثر مكتوب، ولا يشتمل على اقتراحات كالتقرير، الغرض منه اطلاع
المسؤول عن الحادث أو الواقعــة.

المحضــــــــــر
تعريــف:
المحضر هو سرد كتابي يقوم به المحرر، مما رآه أو سمعه، أو أحس به أثناء
قيامه بواجبه بكل موضوعية.
محرر المحضر شخص ذو صلاحيات، أو وظيفة محددة
مثل: دركي أو شرطي، أو قاضي التحقيق أو مدير ذو مؤسسة ما.
للمحضر قيمة
قانونية، ولهذا لابد أن يحمل توقيعا محددا، وهذا ينطبق على جميع الأشخاص
ومنهم الشهود والخصوم.

أنــواع المحاضــر: ثمة نوعان رئيسيان من
المحاضر:
1. المحاضر المتعلقة بالشؤون الخاصة، مثل: محضر مباحثات أو
مداولات مجلس الإدارة، محضر جمعية عامة للمساهمين، محضر التحكيم بين
مؤسستين، ومحضر الإجراءات التأديبية ... الخ.
2. المحاضر المتعلقة
بالشؤون العمومية، مثل: ضبط مخالفة لقانون ما، محضر التحقيق والذي يشرف على
تحريره قاضي التحقيق.

شروط تحرير المحضــــر:
على محرر المحاضر
أن يحرص على تحقيق الشروط الآتية في أي محضر يحرره:
· سرد تفاصيل الحدث
كما وقعت ..../....
· الالتزام بأقصى قدر من الموضوعية والتمحيص.
·
تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال الألفاظ والمصطلحات وتركيب العبارات.

·
نقل الحدث بأمانة وعدل ونزاهة (توخي الموضوعيــة).

منقول للفائدة